往復はがきは、案内を送るはがきと返事を出すはがきが一組になった郵便はがきです。

同窓会や会合の出欠確認などに便利ですが、「どの面に何を書くのか」「返信するときは何を消すのか」と迷うこともあるでしょう。

書き方のポイントは、往信と返信の役割を分けて考えることです。

案内を送る側・受け取って返信する側、それぞれの記入方法から、折り方、古いはがきを使う際の注意点まで解説します。

往復はがきは四つの記入面に分けて考える

往復はがきには、案内を届けるための「往信」と、受取人が返事を送るための「返信」があります。

それぞれに宛名面と通信面があり、記入する内容は次のように分かれます。

記入面	書く内容	主に記入する人
往信の宛名面	案内を送る相手の住所・氏名	案内の差出人
往信の通信面	開催日時・会場などの案内	案内の差出人
返信の宛名面	返事を受け取る人や事務局の住所・氏名	案内の差出人
返信の通信面	出欠欄・氏名欄などと、その回答	差出人が欄を作り、受取人が回答

案内を送る人が返信先まで記入しておけば、受取人は回答を書いて返送できます。

返信分の郵便料金も差出人が負担するため、受取人がはがきや切手を用意する手間を減らせるのが特徴です。

実物に記入するときは、左右の位置だけで判断せず、印刷された「往信」「返信」の表示を確認しましょう。

印刷用テンプレートを使う場合も、用紙の向きと表裏を確かめることが大切です。

【送る側】往信の宛名面・通信面の書き方

往信の宛名面には相手の住所・氏名を書く

往信の宛名面には、案内を届ける相手の郵便番号、住所、氏名を記入します。

建物名や部屋番号も、配達に必要な場合は省略しないようにします。

個人宛ての敬称は「様」、会社や団体そのものに送る場合は「御中」が基本です。

例えば、個人なら「山田 太郎 様」、事務局なら「○○会事務局 御中」とします。

担当者名まで書く場合は「○○会事務局 山田 太郎 様」とし、「御中」と「様」を重ねないようにしましょう。

往信の通信面には案内と返信期限を書く

往信の通信面には、相手が参加を判断するために必要な情報をまとめます。

• 行事名や開催の目的
• 開催日と開始時刻
• 会場名と所在地
• 会費や持ち物
• 出欠の返信期限
• 問い合わせ先

返信期限には、「○月○日必着」なのか「○月○日までに投函」なのかも明記すると親切です。

会場への人数連絡などを考慮して、余裕のある期限を設けましょう。

同窓会の案内文の例

以下は架空の案内文です。

日時や会場などを実際の内容に置き換えて使えます。

○○中学校同窓会のご案内

皆さま、いかがお過ごしでしょうか。

このたび、下記のとおり同窓会を開催いたします。

懐かしい仲間と近況を語り合う機会となれば幸いです。

>

日時：○年○月○日（土）午後1時から
会場：○○会館 2階会議室
所在地：○○県○○市○○町1丁目2番3号
会費：○○円
返信期限：○月○日必着
問い合わせ先：幹事 山田太郎／電話○○○－○○○○－○○○○

お手数ですが、返信用はがきにて出欠をお知らせください。

長いあいさつ文よりも、日時や会場などの重要事項が読みやすいことを優先します。

問い合わせ先には、実際に対応できる連絡先を記載してください。

【送る側】返信の宛名面・通信面の書き方

返信の宛名面には返送先を記入する

返信の宛名面には、回答を受け取る自分や事務局の郵便番号、住所、氏名を記入します。

自分宛てなので、敬称は「様」ではなく、一般的に「行」などを用います。

個人で受け取る場合は「山田 太郎 行」、事務局で受け取る場合は「○○同窓会事務局 行」といった形です。

案内の差出人と集計担当者が異なる場合は、実際に返信を受け取る担当者の宛先を書きます。

建物名や部署名も含め、返事が確実に届く情報を記載しましょう。

返信の通信面には回答しやすい欄を用意する

返信の通信面には、受取人が記入するための出欠欄や氏名欄を設けます。

ご出席・ご欠席

ご芳名：
ご住所：
ご連絡先：
メッセージ：

参加人数を確認したい場合は「参加人数」、同伴者を受け付ける場合は「同伴者氏名」などを追加します。

ただし、必要以上の個人情報を求めず、行事の運営に必要な項目に絞ることが大切です。

出欠を丸で囲む形式にするなら、「いずれかを○で囲んでください」と添えると迷いにくくなります。

記入欄は十分な大きさにし、手書きしやすい余白を確保しましょう。

【返信する側】出欠の記入方法と敬称の直し方

宛名の「行」「宛」を「様」「御中」に直す

返信の宛名面に「行」「宛」と書かれている場合は、その文字を二重線で消し、相手に合う敬称を書き添えるのが一般的です。

• 個人宛て：「行」「宛」を消して「様」
• 会社・団体・事務局宛て：「行」「宛」を消して「御中」

例えば「山田 太郎 行」は、「行」を消して「山田 太郎 様」に直します。

事務局名に加えて担当者名が記載されている場合は、その個人に対して「様」を付けます。

縦書きでは縦の二重線、横書きでは横の二重線など、訂正箇所が分かるように整えましょう。

自分に向けられた敬語を消す

返信の通信面にある「ご出席」「ご住所」などは、受取人への敬意を表す言葉です。

自分の回答として返送する際は、敬語に当たる部分を二重線で消すのが一般的なマナーです。

• 「ご出席」「ご欠席」：選ぶ項目の「ご」を消す
• 「ご住所」：「ご」を消して住所を記入する
• 「ご芳名」：「ご芳」を消して氏名を記入する

「ご芳名」は「ご」だけでなく「芳」も敬意を表すため、「ご芳」を消して「名」を残します。

ただし、敬語の訂正は郵便の配達条件ではありません。

形式に迷って返事が遅れるより、期限内に正確な回答を届けることを優先しましょう。

出席・欠席を選び、必要事項を書く

出席する場合は「出席」を丸で囲み、「ご欠席」を二重線で消します。

欠席する場合はその逆です。

選んだ側の「ご」も消しておきます。

ただし、チェックボックスがある場合や、選択方法が指定されている場合は、その指示に従えば問題ありません。

続けて氏名や連絡先などを記入します。

同伴者の有無や参加人数を尋ねられている場合は、空欄のままにせず、必要な情報を漏れなく回答しましょう。

余白にお礼や一言を添える

出欠だけでも回答できますが、短い一言を添えると気持ちが伝わります。

出席する場合は「ご案内ありがとうございます。

当日を楽しみにしております」、欠席する場合は「あいにく都合がつかず欠席いたします。

皆さまによろしくお伝えください」などが使えます。

欠席理由を詳しく説明する必要はありません。

お祝いの会なら祝意を添えるなど、行事に合った言葉を選びましょう。

往復はがきの折り方・切り離し方・投函方法

送るときは切り離さず、往信の宛名面を外側にする

案内を送るときは、往信と返信をつなげたまま、中央で二つ折りにします。

このとき、相手の住所・氏名を書いた往信の宛名面が外側になるように折ってください。

返信の宛名面が外側になると、自分や事務局の住所が表に出てしまいます。

投函前に、外側の宛先が案内を届けたい相手になっているか確認しましょう。

通常の往復はがきは、封筒のようにのりで密封する必要はありません。

返信するときは切り離し、返信部分だけを送る

受取人は、出欠などを記入した後、中央の境目で往信と返信を切り離します。

返送するのは返信部分だけです。

はさみなどを使ってまっすぐ切り、宛先や料額印面を傷つけないようにします。

料額印面とは、切手に相当する金額などがあらかじめ印刷された部分です。

往信部分には日時や会場、問い合わせ先が書かれているため、行事が終わるまでは保管しておくと安心です。

往復はがきの料金と古いはがきを使う際の注意点

往信・返信の両方で料金を確認する

往復はがきの料金は、往信分と返信分の合計です。

郵便料金は改定されることがあるため、購入時や発送前には日本郵便の公式案内で最新の料金を確認しましょう。

とくに、自宅に保管していた古い往復はがきを使う場合は注意が必要です。

現在の料金に足りない場合は、往信・返信それぞれに不足分の切手を貼ります。

例えば、往信・返信にそれぞれ63円の料額が印刷されていて、使用時の通常はがき料金が85円なら、それぞれ22円分を追加する計算です。

往信側にまとめて貼るのではありません。

返信側の不足も差出人が確認しておく

往信側の料金だけを補っても、返信側が不足していれば、受取人がそのまま返送できない場合があります。

案内を送る前に、両方の料金が足りているか確認してください。

また、料金改定をまたぐ時期に利用する場合は、返信時に適用される料金や取り扱いにも注意しましょう。

不明な点は、使用予定のはがきを持って郵便局の窓口で相談すると確実です。

書き損じた・余った往復はがきは捨てる前に確認しよう

小さな誤記は読みやすく訂正する

文字の書き間違いがあっても、必ず廃棄しなければならないわけではありません。

軽微な誤記なら、二重線などで訂正して使える場合があります。

ただし、宛先や開催日時が分かりにくくなる訂正は避けたいところです。

重要事項を大きく間違えた場合や、正式な案内として体裁を整えたい場合は、書き直しを検討しましょう。

書き損じは所定の手数料で交換できる場合がある

未使用の書き損じはがきなどは、郵便局で所定の手数料を支払うと、切手類などに交換できる場合があります。

通常の書き損じ交換は、現金での払い戻しとは異なります。

交換できるかどうかは、使用状況や汚れ・破損の状態によって変わります。

とくに料額印面が汚れたり傷ついたりしているものは、交換できない場合があるため注意してください。

往復はがきの一方だけが未使用で残った場合も、利用や交換の扱いは状態によって異なります。

自己判断で処分せず、現物を郵便局に持参して確認するとよいでしょう。

交換対象や手数料は、日本郵便の最新の案内を確認してください。

余った未使用品は次の案内に活用する

宛名などをまだ記入していない往復はがきは、次の会合や案内に活用できます。

紙の変色や反りを防ぐため、直射日光や湿気を避け、平らな状態で保管しましょう。

往復はがきの価値は、単なる紙ではなく、返事を受け取るための仕組みまで備えていることにあります。

料金と状態を確認して使えば、手元のものを無駄にせず役立てられます。

往復はがきの書き方でよくある質問

縦書きと横書きのどちらでもよい？

縦書き・横書きのどちらでも構いません。

宛名は住所と氏名の向きをそろえると読みやすくなります。

案内文は行事の雰囲気や情報量に合わせて選び、日時や会場などが見つけやすい配置にしましょう。

ボールペンや家庭用プリンターを使ってもよい？

手書きなら、黒や濃い青などの読みやすく消えにくい筆記具が適しています。

鉛筆や消せるインクなどは、記載内容が消えるおそれがあるため避けると安心です。

家庭用プリンターを使う場合は、往復はがきのサイズや紙質に対応しているか確認してください。

試し刷りをして表裏や向きを確かめ、郵便番号欄や料額印面に不要な文字が重ならないよう調整します。

返信期限を過ぎてしまったらどうする？

まずは主催者に電話やメールなどで連絡し、出欠を速やかに伝えましょう。

そのうえで、はがきの返送も必要か確認します。

期限後は、会場や食事の手配が進んでいることもあります。

遅れたことへのおわびを簡潔に添え、回答をさらに先延ばしにしないことが大切です。

まとめ｜記入面と宛先を確認し、往復はがきを上手に使おう

往復はがきは、往信と返信のそれぞれに宛名面・通信面があると理解すれば、書く内容を整理できます。

送る側は案内事項と返信先を整え、返信する側は出欠と必要事項を記入して返送しましょう。

投函前には、宛先、返信期限、折り方または切り離し方、郵便料金を確認してください。

古いものや書き損じも、状態によっては利用・交換できる場合があります。

仕組みを理解し、手元の往復はがきを無駄なく活用しましょう。

※もし、ご支援される際に「譲渡所得税」や「寄付金控除」についてご心配の場合は、ご支援される団体様までお問合せください。

（KOBIT編集部：Fumi.T）